توصيف الماكينة فنيا وتوصيف هيكلها وتكوينها من قطع الغيار المختلفة يعتبر خطوة أولية مطلوبة لكثير من الخطوات في برنامج الصيانة المنتجة الشاملة، مثل تخطيط الصيانة وتحليل الأعطال وإدارة مخزون قطع الغيار والتدريبات الفنية. حيث أن كل هذه الخطوات لا تتم إلا بوجود توصيف واضح للماكينة ومكوناتها.

في هذه الخطوة يتم توصيف ورسم الهيكل التكويني للماكينة وتوصيف كل جزء ومكوناته بشكل فني.

هدف الصيانة الشخصية هو استعادة الحالة الأصلية الصحية للماكينة، حيث يتم تحديد الأجزاء المطلوب إصلاحها وعمل خطة تنفيذ الإصلاحات، ويتم تحديد أسباب تدهور الماكينة وعلاجها ووضع خطة تنظيف وفحص وتشحيم أو ما يسمى ب CIL. وتعد هذه هي الخطوة الأولى التي يتسلم فيها مشغلين الماكينة بعض أعمال الصيانة، لإتاحة الفرصة لفريق الصيانة لعمل التحسينات الفنية والقيام بالأعمال الأكثر تعقيدا.

نتيجة لتحليل الأعطال وكيفية حدوثها، وكذلك تحليل عمر قطع الغيار والعوامل المحيطة بها، يتم تحديد الاستراتيجية الأنسب للصيانة التي تضمن أكبر فعالية لقطع الغيار بأقل تكلفة. الصيانة المخططة تشمل أعمال وفقا لجدول زمني او أعمال وفقا لقياس حالة الماكينة.

تتطلب هذه الخطوة وجود أنظمة قياس وتحليل دقيقة لجمع وتحليل بيانات الصيانة، كما تتطلب وجود المهارات والأدوات اللازمة لذلك.

ال 5 تاء هي بعض مبادئ تنظيم وتنميط بيئة العمل للحفاظ على الأمان وتوفير الهوادر، ال 5 تاء هي خمس مبادئ أولهم التصنيف ثم الترتيب والتلميع والتنميط وأخيرا التثبيت. لكل مبدأ منهم أدوات وخطة عمل يتم تنفيذها لتنظيم وتنميط بيئة العمل، مما ينتج عنه توفير الوقت والمساحات وتحسين إنتاجية العامل وسهولة اكتشاف المشاكل.

لوحات الإدارة المرئية هي لوحات للتواصل وبيان أهم مؤشرات الأداء والمشاكل وعلاجها ومقدار التقدم في الخطط المتفق عليها، وهي أهم أدوات الاجتماعات اليومية التي تهدف لتحسين التواصل بين الجهات المختلفة في المصنع.

يعتبر من أهم أسباب قصر عمر قطع الغيار هو التركيب الخاطئ او الصيانة الخاطئة، ومن أهم الحلول هو عمل دليل وإجراءات نمطية واضحة ودقيقة لكيفية القيام بصيانة وفك وتركيب قطع الغيار.

عادة ما يوجد أكثر من طريقة لعمل نفس الوظيفة، في عملية التنميط يتم اختيار أفضل طريقة وتوحيدها وتنميطها بين جميع العاملين بنفس الوظيفة، وذلك للحصول على أفضل جودة وانتاجية وأمان بأقل تكلفة